Global-Desk GmbH
Kirchberger Straße 84, 6370 Kitzbühel, Österreich
E-Mail: [email protected]
Telefon: +43 720 3030 31-11
Weitere Angaben siehe Impressum.
Diese Datenschutzerklärung gilt speziell für den OutlookAI Assistant (Outlook-Plugin sowie Registrierungs- und Kundenportal unter api.global-desk-ai.com) und beschreibt, welche personenbezogenen Daten dabei wie verarbeitet werden. Sie ist eigenständig und unabhängig von der allgemeinen Datenschutzerklärung der Global-Desk-Unternehmenswebsite (global-desk.com), da sich Funktionsweise und Datenverarbeitung deutlich unterscheiden.
3.1 Registrierung & Vertragsdaten: Bei der Registrierung erheben wir Firmenname, Name der Ansprechperson, Kontakt-E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, ggf. USt-ID sowie Zugangsdaten für das Kundenportal. Diese Daten verarbeiten wir zur Vertragserfüllung (Bereitstellung des Dienstes, Abrechnung).
3.2 Nutzung des Plugins (Mail-/Kalenderinhalte): Der OutlookAI Assistant verarbeitet auf Anweisung des jeweiligen Nutzers Inhalte aus Outlook (E-Mail-Text, Betreff, Kalendereinträge, ggf. Anhänge wie PDF/Word-Dokumente), um die angeforderte Funktion auszuführen (z. B. Antwort verfassen, Übersetzen, Zusammenfassen, Rechnungen erkennen). Diese Inhalte werden zur Erzeugung des jeweiligen Ergebnisses an die in Abschnitt 4 genannten KI-Dienste übermittelt. Eine dauerhafte Speicherung der Mail-/Kalenderinhalte durch uns selbst erfolgt nicht – sie werden ausschließlich für die Dauer der jeweiligen Anfrage verarbeitet.
3.3 Nutzungsstatistik: Zur Abrechnung und Kontingentverwaltung erfassen wir pro Anfrage Zeitpunkt, genutzte Funktion, Windows-Benutzername, verwendetes Mailkonto sowie die Anzahl der verbrauchten Tokens. Die eigentlichen Mail-/Kalenderinhalte sind darin nicht enthalten.
Unser Server (Kundendaten, Abrechnung, Nutzungsstatistik) steht in Österreich. Für die KI-Verarbeitung selbst setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein:
| Dienst | Zweck | Standort |
|---|---|---|
| Anthropic PBC | KI-Texterstellung/-analyse (Standard-Route) | USA (mit Standardvertragsklauseln) |
| Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon Bedrock) | KI-Texterstellung/-analyse (optionale EU-Route, je nach gebuchtem Paket) | EU (Region Frankfurt, mit möglichem Routing über weitere EU-Regionen) |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung | EU/Irland |
Welcher der beiden KI-Anbieter (Anthropic direkt oder AWS Bedrock EU) für eine Anfrage genutzt wird, hängt vom gebuchten Paket ab und ist bei der Registrierung wählbar. Eine ausführlichere Übersicht der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) finden Sie unter DSGVO-Überblick.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie, soweit zur Missbrauchsprävention und Systemsicherheit erforderlich, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
Nutzungsstatistiken werden für die Dauer der Kundenbeziehung sowie darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insb. abgabenrechtlich) dies erfordern, gespeichert. Bei Anthropic gilt grundsätzlich eine Standard-Aufbewahrungsfrist von 30 Tagen für übermittelte Anfrageinhalte; die Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Sie haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an [email protected].
Sie haben das Recht, sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at) oder der für Ihren Sitz zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Datenverarbeitung ändert (z. B. neue Funktionen, neue Auftragsverarbeiter). Es gilt jeweils die aktuell auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.