Global-Desk GmbH ist Auftragsverarbeiter für die Mail-/Kalenderinhalte, die der OutlookAI Assistant auf Anweisung des Nutzers verarbeitet. Der Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Inhalte seiner Mailboxen und Kalender.
Wählt ein Nutzer im Outlook-Plugin eine Funktion (z. B. „Antwort schreiben", „Übersetzen"), wird der jeweils benötigte Ausschnitt der Mail (Text, ggf. Anhang) an unseren Server in Österreich übertragen, von dort zur KI-Verarbeitung an den je nach Kundenpaket zuständigen Anbieter weitergeleitet (siehe Abschnitt 3), das Ergebnis an das Plugin zurückgegeben und im Outlook-Fenster angezeigt. Der Mailinhalt selbst wird dabei zu keinem Zeitpunkt dauerhaft gespeichert – weder auf unserem Server noch beim KI-Anbieter über dessen Standard-Aufbewahrungsfrist hinaus (siehe Abschnitt 5).
| Anbieter | Zweck | Standort | Relevante Zertifizierungen |
|---|---|---|---|
| Global-Desk GmbH | Plattformbetrieb, Kundendaten, Abrechnung, Nutzungsstatistik | Österreich (eigener Server) | — |
| Anthropic PBC | KI-Texterstellung/-analyse (Standard-Route, außer bei gebuchter EU-Region) | USA | ISO 27001, SOC 2 Type II; Verarbeitung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCCs) |
| Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon Bedrock) | KI-Texterstellung/-analyse (optionale EU-Route bei Business/Enterprise EU) | EU (Region Frankfurt) | ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 1/2/3 |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung | EU/Irland | PCI-DSS Level 1 |
Mit allen genannten Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge bzw. gleichwertige Vereinbarungen (Data Processing Addendum). Details und aktuelle Nachweise stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.
Kunden mit einem Business- oder Enterprise-Paket können bei der Registrierung die EU-Region wählen. In diesem Fall läuft die gesamte KI-Verarbeitung ausschließlich über AWS Bedrock in der Region Frankfurt, ohne Umweg über die USA. Anders als bei manchen Wettbewerbslösungen (die im Zweifel bei hoher Auslastung zeitweise außerhalb der EU verarbeiten können) ist bei uns die EU-Route durchgehend und ohne Ausnahme aktiv, sobald sie gebucht wurde – es gibt keine automatische Lastverteilung außerhalb der EU.
| Datenart | Speicherdauer |
|---|---|
| Mail-/Kalenderinhalte (Funktionsanfragen) | Keine dauerhafte Speicherung durch Global-Desk; beim KI-Anbieter max. 30 Tage Standard-Aufbewahrung (Anthropic), kein Modelltraining mit Kundendaten |
| Nutzungsstatistik (Zeitpunkt, Funktion, Tokenanzahl – ohne Mailinhalt) | Dauer der Kundenbeziehung + gesetzliche Aufbewahrungsfristen |
| Vertrags-/Rechnungsdaten | 7 Jahre (österreichisches Steuerrecht, § 132 BAO) |
Die vollständige Auflistung der Rechte betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung u. a.) finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Für Auftragsverarbeitungsverträge, Rückfragen zu diesem Dokument oder Datenschutzanfragen im Allgemeinen:
Global-Desk GmbH, Kirchberger Straße 84, 6370 Kitzbühel, Österreich
E-Mail: [email protected] · Telefon: +43 720 3030 31-11